加入收藏 | 联系我们
首页 > 规章制度 > 正文

文件编号、版本号编码规则

作者: 时间:2021-04-29 点击数:

第一条总则

根据相关标准化制度,结合江西工业工程职业技术学院的文件特点,旨在规范文件的正确使用、正确标识,统一文件的编号和版本号编制规则。

此规则的文件编号、版本号的编制过程、编制号码统一简称为编码。

第二条职责与权限

江西工业工程职业技术学院文件管理员对我司制定的、我司接收的文件按此规则编码,并按编码顺序归类存放保管。

第三条文件编码规则

一、江西工业工程职业技术学院制定的文件应标注文件编号、文件版本号;

1、文件编号格式如X2017082601。

X表示江西工业工程职业技术学院制定的文件;2017表示文件制定的年份为2017年;0826表示文件制定的日期为8月26日;01表示xxxx年x月xx日制定的第1份文件。

2、文件版本号格式如V1.0;V表示版本;1.0表示版本号码、两位数字,可以用1.1、2.0等表示。

二、江西工业工程职业技术学院外来文件的文件编号、文件版本号;

1、外来文件带有文件编号、文件版本号的,引用原编码,不做更改。

2、外来文件无文件编号、文件版本号的,江西工业工程职业技术学院接收后只编制文件编号;编号格式如W2017082601,W表示外来文件,2017082601表示xxxx年x月xx日接收的第1份外来文件。

三、江西工业工程职业技术学院制定的记录单、报告单和通知单应标注文件编号,不标注版本号;

1、记录单(含登记单)编号格式如JL001-A。

JL表示江西工业工程职业技术学院制定的记录单;001表示制定的第1种记录单;A表示记录单的更改顺序,记录单名称不变,记录框架更改后依次用B、C等表示。

2、报告单(含汇总单)编号格式如BG001-A。

BG表示江西工业工程职业技术学院制定的报告单;001表示制定的第1种报告单;A表示报告单的更改顺序,报告单名称不变,报告框架更改后依次用B、C等表示。

3、通知单(含通知函)编号格式如TZ001-A。

TZ表示江西工业工程职业技术学院制定的通知单;001表示制定的第1种通知单;A表示通知单的更改顺序,通知单名称不变,通知框架更改后依次用B、C等表示。

四、江西工业工程职业技术学院外来的记录单、报告单和通知单,有原编码的,引用、不做更改;无原编码的也不编制。

第四条文件存放保管原则

一、江西工业工程职业技术学院所有文存放保管的优先级为,秘密文件上锁专岗管理;非秘密文件先专职文件管理员管理,后使用岗位管理;

二、江西工业工程职业技术学院所有文件摆放优先级为,先文件柜摆放,后岗位摆放;

三、文件废止后至少保管1年时间,经过审批、采取集中的方式销毁。

第五条附则

本实施细则由江西工业工程职业技术学院制定、单位签批发布,自文件发布之日起实施。

本制度由江西工业工程职业技术学院负责解释。

Copyright 2011-2018 江西工业工程职业技术学院--信息中心 版权所有   备案:赣ICP备11002444号

地址:江西省萍乡市开发区玉湖东路106号   联系电话:0799-7062207